Moduł I – Zarządzanie zadaniami w czasie oraz zarządzanie kalendarzem
1. Czym jest czas?
- Czy warto zajmować się czasem?
- Czy warto zajmować się zarządzaniem i organizacją pracy własnej i przełożonego
- Czym zarządzamy czasem, czy sobą w danym nam czasie?
2. Auto test „Wykorzystuj swój czas” – diagnozujący ewentualne obszary problemów z zarządzaniem czasem
3. Ćwiczenie: Jaki jest twój zegarek?
- Subiektywne poczucie czasu i niebezpieczeństwa z tym związane
- Prokrastynacja – „trudność” dotykająca 25% pracujących osób i dużej liczby menedżerów
4. Cele – drogowskazy naszych działań
- Ćwiczenie wprowadzające (w zespołach)
- Czym jest cel, potrzeba, proces, stały rozwój i marzenia (kreacja)
- Sposoby definiowania celów indywidualnych
- Definicja celu wg J. F. Kennedy’ego
- Cele WARTO, SMART i SMARTIS
- Moje cele – ćwiczenie planowania celów życiowych i zawodowych
Moduł II – Proces planowania realizacji (wdrożenia) wg Dale Carnegie
1. Jaki jest cel planowania?
- Jaki jest cel tworzenia obrazu przyszłości
- Jakie są rodzaje planów (długoterminowe, średnioterminowe, krótkoterminowe, miesięczne, tygodniowe, dzienne)
- W jaki sposób planować / rezerwować czas na realizacje zadań?
2. Podstawowe reguły i zasady planowania (pracownika specjalisty i menadżera)
- Sytuacja zagęszczenia interwałowego oraz nacisku permanentnego
3. Planowanie w różnych perspektywach czasowych
- Metoda planowania zadaniowego – metoda KANBAN
- Planowanie „do” i „od” deadline’u
- Metoda Gantta – planowanie długoterminowe np. plany roczne
- Ćwiczenie – planowanie długofalowe wyznaczona metoda
- Co warto wiedzieć – zasada Parkinsona, a prowadzenie spotkań i zebrań zespołowych
4. Reguły i zasady wspierające procesy realizacji zadań w pigułce
- Zasada Gausa w planowaniu
- Reguły kształtowania dnia (początek, przebieg, zakończenie dnia)
- Podział zadania na odcinki
- Rozpraszacze – określenie i przeciwdziałanie
- „Złodzieje czasu” – ograniczenie ich oddziaływania
5. Wydajność a efektywność
- Krzywa REFA i krzywa zakłóceń a ich wpływ na organizację pracy
Moduł III – Priorytety
1. Paradygmat Pilny i Ważny
- Matryca Eisenhowera i jej zastosowanie w praktyce
2. Zasada Pareta w odniesieniu do realizacji zadań
- Cele firmy – zadania szefa
3. Ćwiczenie w 2 zespołach – priorytetyzowania narzuconych zadań
Moduł IV – Wybrane metody z Programu Efektywnej Pracy wg. Kerry Gleesona
1. Poznanie zasad PEP i porywanie ich z regułami zarządzania czasem
- „Zrób to od razu ” – likwidacja spraw na później
- Komunikuj się od razu
- Rutynowe czynności i ich grupowanie – „bloki czasowe”
- Organizacja dokumentów, czyli prawdziwe znaczenie terminu „sprawa w toku”
- Organizacja stanowiska pracy i jej wpływ na czasową realizacje zadań
